Testa tygkassar med hela deltagarpaketet
Mät det största föremålet och ta hänsyn till den sammanlagda tjockleken på allt som ska i kassen. En mapp kan passa bra ensam men bli svår att få plats med bredvid en flaska och en gåva i ask. Avsätt plats för material som deltagarna får under evenemanget.
Vår platta naturfärgade tygkasse på 220 g/m² anges med 38 × 42 cm. En naturfärgad modell med sidobälg anges med 38 × 42 + 10 + 10 cm. De extra bälgarna förändrar kassens form och därmed platsen för innehållet, men måtten ensamma garanterar inte att ett bestämt paket får plats. Prova innehållet i ett varuprov.
Tänk på hela evenemangsdagen
Deltagarna kan ha med sig jacka, telefon och förfriskningar utöver konferenskassen. Kontrollera om handtagen lämpar sig för att bära den fullpackade kassen på axeln. Hur bekväma handtagen är beror på innehållet och personen som bär kassen, inte bara på produktbilden av den tomma kassen.
Gör en plan för antalet
Håll det bekräftade deltagarantalet åtskilt från antalet kassar till personal, föreläsare och sponsorer samt eventuella reservkassar. Ge en person ansvar för det slutliga antalet så att olika team inte beräknar extra kassar för samma behov. Eventuella överblivna kassar bör ha en planerad användning efter konferensen.
För att jämföra offerter kan du be om pris på till exempel 500 platta, naturfärgade tygkassar på 220 g/m² med enfärgstryck. Be om ett separat pris på modellen med sidobälg om du även överväger den. De två konstruktionerna måste jämföras var för sig, och pris, leverans till Sverige och moms måste framgå av offerten.
Räkna baklänges från utdelningsdatumet
Bestäm sista mottagningsdag utifrån när deltagarkassarna ska packas. Leverans samma morgon som evenemanget öppnar kan ge för lite tid till packningen. Beräkna tid för genomgång av tryckmotivet, internt godkännande, produktion, transport och packning av deltagarpaketen. Få tidsplanen bekräftad skriftligt för den faktiska leveransadressen.
- Bekräfta innehållet som ska packas och den valda modellen.
- Kom överens om ett slutligt antal i hela evenemangsteamet.
- Utse en person som ska godkänna tryckmotivet.
- Ange för leverantören vilket datum varorna behöver vara framme för att hinna packas.
- Bekräfta vem som ska ta emot leveransen och de praktiska arrangemangen på evenemangsplatsen.
Vanliga frågor
Bör datumet för evenemanget tryckas på kassen?
Ett datum knyter designen till det specifika evenemanget. En mer generell design kan passa till återkommande evenemang eller senare användning. Avgör vilket ändamål som är viktigast innan du skapar tryckmotivet.
Är sidobälg helt nödvändig?
Det beror på innehållet. En platt kasse kan passa till ett tunt paket, medan mer skrymmande innehåll bör provas i en modell med sidobälg.
Planera konferensbeställningen
Jämför sortimentet på 220 g/m², och begär offert med antal, innehåll och önskat mottagningsdatum.